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Contagem anual

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Publicado em Quinta, 15 Outubro 2015 11:47

Um grande número de empresas ainda faz o inventário físico anual à moda antiga. É uma prática que prevalece embora ainda tenha suas desvantagens, dizem os especialistas em gerenciamento de estoques.
Um erro comum na contagem acontece devido aos tamanhos das embalagens. Se há cinco itens no pacote, você os conta como um item ou cinco?

Outra armadilha advém do lado enfadonho de passar um sábado contando item após item. É uma tarefa árdua e as pessoas tendem a perder o foco após um período de três ou quatro horas.
As contagens físicas anuais são imperfeitas, mas aqui vão algumas formas de melhorá-las:
● Limpe o armazém. No gerenciamento de estoques, a limpeza tem que ser imaculada – a exatidão na organização e no estoque geralmente caminha lado a lado. Caixas nos corredores, itens empilhados nos cantos, e teias de aranha no cabo da vassoura são, todos, sinais de uma péssima abordagem do gerenciamento de estoque.
● Faça alguma contagem antes do grande evento. Fazer algum trabalho com antecedência poderá facilitar o processo. No entanto, certifique-se de não desperdiçar tempo. Se você conta itens de alta rotatividade, a contagem mudará antes do inventário anual, forçando-o a contar duas vezes.
Uma medida mais sábia é contar os itens de baixa rotatividade com antecedência. Selecione a quarta parte de menos rotatividade do estoque, e conte essas SKUs. Nos itens contados, cole uma etiqueta grande fluorescente indicando a quantidade encontrada.
● Interrompa as vendas. Na véspera da contagem de estoque, interrompam seu negócio. Tentar contar o estoque em movimentação somente eleva o grau de dificuldade. Além disso, certifique-se de tirar das prateleiras o estoque com tickets impressos para a espera. Se você deixa o estoque vendido na prateleira, você acionará uma discrepância. Isto irá parar a contagem enquanto você corrige o problema. Coloque um aviso claro de “não contar” esse estoque.
● Monte as equipes de contagem com antecedência, não deixe isto para última hora. Se você o fizer, os funcionários inexperientes acabarão por ficar juntos e criarão um potencial problema na contagem.
Como evitar a contagem anual?
Os inventários físicos anuais “acarretam no fracasso”, as contagens de ciclo trimestral proporcionam uma medida mais exata e mais útil do que está nas suas prateleiras. Então, por que os inventários físicos persistem? Com frequência, é uma norma do contador ou do auditor que insiste na contagem física anual.
Fale com seu contador ou credor sobre as desvantagens das contagens físicas anuais e sobre as vantagens da contagem de ciclo trimestral. Os gestores especialistas sabem como lidar com o sistema. Em um típico inventário anual, o contador analisará os 20 ou 30 itens com o custo mais alto de venda de mercadorias. Isto lhe dará bastante tempo para se certificar que as suas contagens daqueles itens sejam exatas.
Infelizmente, o contador ignora o resto do inventário, permitindo que os problemas aí prevaleçam.
Uma abordagem mais inteligente: forme duas equipes de duas pessoas, fazendo um par com uma pessoa experiente com um funcionário que normalmente não lida com os estoques. Certifique-se de que todos sabem o papel que têm na equipe.
Para uma contagem mais exata, a pessoa experiente deverá contar os itens enquanto o novato faz os registros. Não cometa o erro de enviar o novato nas prateleiras. Isso, sem dúvida, leva a confusões sobre as unidades de medida e de embalagem.
Conte da prateleira para a folha de registro e não da folha de registro para a prateleira. Esta é uma abordagem típica, mas que pode falhar: o funcionário olha na folha de registro da contagem e chama um número de peça. O separador acha o item e dá a contagem. Isto provoca que você não veja a parte traseira da prateleira.
Uma abordagem melhor: olhe na prateleira, conte o item, e ache-o na folha de registro. Ao utilizar este método você pode descobrir “itens ocultos” que não são do estoque e/ou produtos que nunca foram devolvidos adequadamente.
Outra possibilidade é rodar a variação por unidades. Suponhamos que você tenha um estoque de R$ 40.000,00 de um único fornecedor e que faltem R$ 200,00. Soa bem, não é? Mas olhe mais de perto e a notícia não deve ser tão boa. Em alguns casos, a variação da contagem em unidades pode parecer uma montanha russa.
Portanto, olhe além do valor monetário dólares para a contagem de unidades. Se não o fizer, as suas vendas e a força do serviço de atendimento ao cliente denotarão que seu sistema de contagem de estoques e inventário carece de credibilidade.