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Procurement fica inteligente

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Publicado em Quinta, 25 Outubro 2018 09:34

Procurement poderia ser o último link na cadeia de suprimentos a ser disruptado pela tecnologia, mas nós vamos ver esta mudança ainda em breve.

Inteligência Artificial, ou aprendizado da máquina, tem sido a "palavra da moda” da cadeia de suprimentos dos últimos anos. Seus efeitos, porém, foram em sua maioria especulativos, mas seu potencial em transformar o processo de tomada de decisão usando dados digitais altamente acurados está ficando mais interessante para o departamento deprocurement.

IA habilitado em procurement é tocada nos resultados do negócio e experiência do cliente. Facilita eficiência em custos através da automatização de tarefas repetitivas, entrega insights em tempo real para ajudar em melhores decisões, e implanta novas e mais inteligentes maneiras de deixar modelos de dados mais robustos para enriquecer operações do dia a dia.

Além   do   mais, pode fornecer   uma   melhor   forma   de construir   novos   relacionamentos com fornecedores, e outros terceiros para inovar com novos modelos de negócio e relações colaborativas.

A tecnologia básica de aprendizado da máquina já está sendo usada por algumas aplicações de procurement em áreas como análise de gastos e análise contratos, automatizando processos de coletar, limpar, classificar e analisar dados de gastos pela empresa, para identificar oportunidades de redução de custos ou caminhos para melhorar eficiência.

Prevê-se que as grandes mudanças na função de Procurement serão a integração entre assistentes virtuais e avatares nos marketplaces online do processo de compras até o pagamento. Assistentes virtuais e avatares são programas de computador que simulam uma conversação com seres humanos. Assistentes virtuais trabalham em nome da empresa para ajudar no engajamento de funcionários com, por exemplo, o processo de compras. Avatares tem uma funcionalidade menos ampla, e geralmente são altamente especializados.

Estas características de IA, ajudará usuários finais no processo de compras, enquanto um assistente virtual usará uma série de perguntas simples para ajudar a determinar qual o melhor canal de compras e a forma de pagamento para o funcionário.

Avatares serão usados para lidar com pedidos comuns de fornecedores, como responder perguntas sobre o status do pagamento ou ajudar a resolver problemas de discrepância em Nota Fiscal.

Introduzir IA na função de Procurement é uma questão de simplificar as interações dos usuários com as aplicações. Eles estão vendo a utilização de avatares como uma forma de simplificar as interações humanas, onde funcionários não precisam analisar números.

"Estamos realmente tocados em simplificar a experiência do usuário. É a aplicação ter uma melhor usabilidade". "O uso de avatares, incorporação de dados e estas aplicações inteligentes realmente simplificam as interações humanas onde eles não precisam analisar todos os dados, e as próprias aplicações entregam recomendações para o funcionário- tanto uma experiência de compra ou avaliar um fornecedor final.  Avatares estão fazendo muito mais rápido e tornando mais fácil para os empregados avaliarem grande números de variáveis e grande volume de informações que podem vir de fontes terceiras. Simplificando isto, entregando recomendações, e o avaliador fará mais rápidas decisões mais inteligentes".

Quebrando promessas
Softwares com legado de análise de custos já ofereceram uma solução para simplificar a função de Procurement- mas falhou em entregar o prometido. O atual processo de análise de gastos consome tempo, e propenso a erro, e como resultado, gerentes de Procurement não estão sendo capazes de fazer rápidas decisões quando há mudança nas condições do mercado.

Cadeia de Suprimentos continua crescendo mais complexa, então parece natural que os programas de software sigam o mesmo exemplo. Uma das razões que Procurement foi deixado para trás em relação a adoção de tecnologias mais avançadas, é, "porque muitas funções de Procurement focam em compras e pagamentos transacionais, que é o ciclo de requisição e pagamentos futuros."

"Conforme movemos para compras diretas e conforme a cadeia de suprimentos se torna mais complexa e arriscada, Procurement está focando mais em gestão de fornecedores e os qualificando adequadamente". "Isto inclui garantir que eles tenham os atributos de negócio, como estabilidade financeira; que eles tenham compliance com os padrões regulatórios exigidos, por exemplo, movimentação de materiais perigosos; que eles tenham certificado de seguro adequado; e que seja possível monitora-los frequentemente para garantir que eles estejam seguindo com as obrigações contratuais."

Para garantir que a empresa tenha dedicado os recursos necessários a essas áreas de suprimentos mais complexas, as empresas deveriam "automatizar o máximo possível, para então redirecionar os recursos para o propósito mais estratégico."

Outra razão que muitos departamentos de Procurement evitam investir em tecnologia é devido ao alto custo de implantação dos atuais softwares utilizados.

"A grande mudança é que tudo isso agora está na nuvem; é tudo gerenciado por outra pessoa. 90% dos custos de manter este tipo de software desapareceu," "IA não é algo que você quer ignorar, você não quer ser a "mente fechada" que diz, 'Um dia, quando tiver realmente atingido maturidade, vou pensar a respeito'. Porque então, você ficará para trás. Você tem que ter uma mente que olha para frente com relação a TI. Focar em áreas onde você pode ter os maiores ganhos. Se livre de gerenciar seu próprio centro de dados, seus próprios servidores, se livre de softwares altamente personalizados. Procure plataformas de baixa ou não-codificação; procure empoderar mais pessoas para automatizar mais problemas, e faça isso na nuvem de outra pessoa.

Um casamento de capacitações
Conforme as equipes de Procurement começam a adotar tecnologias com IA habilitada como assistentes virtuais e avatares compras ficarão mais automatizadas e simples. Como resultado, atualizar constantemente fluxos de dados ficará disponível e oferecerá uma nova maneira de gerar insights e alertar gestores sobre oportunidades.

Infelizmente, a média dos cérebros humanos não pode processar estes dados rapidamente a ponto de tirar vantagem, enquanto algoritmos que processam os dados podem identificar oportunidades que pessoas poderiam perder.

Porém, isto não significa que IA substituirá a mente humana. Na verdade, vai empoderá-la, permitindo que funcionários tomem melhores decisões e foquem em tarefas mais complexas.

"Pessoas são extremamente valorizadas; processam informação e tomam decisões de uma forma interessante e única que como sociedade nós raramente entendemos," ele diz. "O cérebro humano processa bilhões e bilhões de pontos de dados sem parar-tanto se você estiver acordado ou dormindo- e a maioria das decisões são feitas com o resultado do total de uma série destes pontos de ados. Voe nunca será capaz de explicar para alguém o conceito de intuição ou instinto. Na verdade, e uma decisão baseada em dados de experiências de uma vida toda que você teve, e isto é extremamente poderoso."

IA é essencialmente tentar estimular esta abordagem -mas em uma velocidade mais rápida e com maior acuracidade.

"Há casos em que podemos dizer: 'Veja, você realmente não precisa de uma pessoa envolvida nisto.' Mas há muitos casos em que alguém tem que dar um passo para trás, colocar atenção na situação, consultar outras pessoas, e estes são os casos em que o poder de IA é fornecer sugestões e recomendações para esta pessoa para ajudar a melhorar suas próprias faculdades cognitivas.

"A visão é que se você casa estas capacidades, você tem o melhor dos dois mundos”.

O relacionamento de dar e ceder entre o cérebro humano e aprendizado da máquina, pontuando que IA é muito relevante em ajudar pessoas para fazer melhor seus trabalhos, mas também para serem mais eficientes através da automatização de tarefas, reduzindo erros e ajudando a descobrir insights escondidos.

"Você sempre vai precisar de humanos". "O que estas tecnologias farão é fazer as pessoas menos táticas e mais estratégicas. Ao invés de ser o cara que só compra coisas para mim, ele será capaz de focar em outras coisas mais importantes, como encontrar o fornecedor certo que pode desenvolver um produto mais inovador. Então acredito que isto será uma boa mudança para Procurement."

Dentro dos próximos 5 anos, IA será parte de todas aplicações, participando em todas as formas que fazemos negócios. Funcionários esperarão que a tecnologia faça parte de seus trabalhos, fornecendo direcionamento em que eles precisam fazer ou qual tarefa priorizar.

"As pessoas vão esperar que muitas das tarefas banais e repetitivas sejam automatizadas, para que possam ser mais estratégicos com relação a pensar em como obter os melhores resultados", "Há uma grande oportunidade com algumas dessas inovações que realmente vão ajudar profissionais de Procurement e Cadeia de Suprimentos a fazerem melhor seus trabalhos. Vejo que quanto mais as pessoas vão ficando acostumadas com tecnologia, elas adotam isso, levando a melhores resultados e melhores performances delas mesmas, como indivíduos, mas também para seus negoCJos e o que eles trazem para a empresa".

A IMAM programa Seminário de Procuremente em 2019.