A acurácia no gerenciamento do inventário é crucial para manter altos níveis de produtividade e lucratividade.
A falta de acurácia no gerenciamento do inventário pode causar muita confusão no armazém e corroer os lucros. Existem algumas áreas que parecem ser as principais causas de erros no gerenciamento, porém existem soluções para corrigir estes problemas se reservarmos um tempo para procurá-los.
Pedido e compra de peças novas, contagem incorreta, inventário incorreto para completar um pedido ou um produto em demasia que possa ficar sem uso durante um longo período, são problemas que acabam com a acurácia do gerenciamento do inventário. Mas estes problemas podem ser corrigidos com algumas estratégias simples e algum tempo e esforço.
Definir e organizar
Quando um armazém tem vários produtos, é importante monitorar o que está em estoque. Isto pode ser feito registrando-se as informações do produto como, número do produto, uma breve descrição, o número do lote a que pertence e até mesmo a quantidade do produto que atualmente está em estoque. O registro destes dados ajuda a monitorar o que existe disponível, o que vai ser necessário em breve ou o que pode haver demais na época.
Dependendo de quantos produtos diferentes um armazém controla, seria bom determinar padrões máximos e mínimos para cada produto. Por exemplo, o produto A pode ser usado muito mais do que o produto B; portanto seria bom estocar mais produto A. Com isto em mente, os níveis de inventário não devem cair abaixo de 100 itens do produto A, porém nunca deverá ser mais que 200. O produto B pode ser um pouco diferente, pois ele é usado menos, então pode ser possível sobreviver com um mínimo de 50 itens e um máximo de 100. Seguindo estas diretrizes e manter-se fiel a elas ajudará a garantir a acurácia das contagens e garantir que os produtos sempre estejam disponíveis quando forem necessários.
Organizar o armazém de uma forma estratégica é outro modo de monitorar o inventário. Mais uma vez, dependendo do tipo de produto que há no armazém, pode haver muitas formas diferentes de fazer isso. Classificação dos itens por tamanho, cor, datas e quantidade são apenas alguns exemplos de como organizar o inventário no armazém. O uso de prateleiras e caixinhas também pode ser conveniente para estocar os itens com base em seus números de lotes para manter os itens semelhantes juntos. Todas estas medidas simples são econômicas e fáceis de implementar se forem reservados tempo e dedicação para realizá-las.
Soluções tecnológicas
As etiquetas de identificação por RFID são boas para gerenciar o inventário do armazém usando códigos de barras para rastrear os itens em todo o armazém em vez da contagem física. Observou-se que o uso da RFID no armazém pode aumentar a acurácia em mais de 27% em aproximadamente treze semanas. Outro excelente benefício do sistema de RFID é a capacidade de agilizar as contagens do inventário. Pesquisadores realizaram um estudo do volume de tempo necessário para contar o inventário usando RFID em comparação à contagem física das mercadorias. Em um inventário com 10.000 itens, o sistema de RFID levou aproximadamente duas horas para concluir; a contagem física do inventário levou 53 horas; isto representou uma redução de tempo de 96% na contagem do inventário. A maioria dos itens vistos nas lojas atualmente possui um código de barras associado a eles. Estes códigos de barras ajudam o comerciante a monitorar seu inventário.
O EDI (“eletronic data interchange”, intercâmbio eletrônico de dados), é outro método usado para gerenciar e manter a acurácia em vários armazéns. O EDI transfere eletronicamente os documentos e outros dados relativos ao inventário para outros locais, eliminando os processos com papéis. O gerenciamento do inventário de um só armazém já é bastante difícil e, quando há vários armazéns envolvidos, a chance de erros é maior. O EDI permite que os gerentes transfiram os dados com facilidade e acurácia. Isso melhora os processos do inventário do armazém garantindo que não seja pedido inventário adicional quando não é necessário. Em vez disso, a mercadoria pode ser retirada de um armazém para o outro, mantendo os níveis de inventário ao mínimo e reduzindo os custos.
Os sistemas de gerenciamento de armazéns ou WMS (warehouse management system”, Sistema de gerenciamento de armazéns) também são ferramentas usadas para gerenciar os processos do inventário de um armazém. Um sistema de gerenciamento de armazéns permite automatizar as funções da empresa tais como, separação, envio ao estoque e transferências de mercadorias, tornando estes processos mais eficientes. O sistema WMS também pode ajudar a reduzir o erro humano na contagem e expedição do inventário. Os sistemas WMS podem economizar tempo nos processos diários, melhorando o atendimento e o embarque de mais pedidos, permitindo obter mais receita diariamente.
Metas
Uma forma de garantir que um armazém esteja no caminho certo é estabelecer metas para ele e para seus funcionários além de facilitar a colaboração de modo a atingir estes objetivos. Por exemplo, descubra quais são os níveis atuais de acurácia do inventário e desenvolva um plano para melhorar os índices de acurácia. Não é necessário atingir a perfeição na primeira vez logo de imediato. Em vez disso, estabeleça metas atingíveis para que os funcionários saibam que estão no caminho certo e mantenham-se focados no resultado final.
Analisar uma cadeia de suprimento completa também é mais uma forma de melhorar os números da acurácia do inventário. Descubra se cada parte da cadeia de suprimento está funcionando como deveria e se existem mudanças que precisam ser feitas. Se houver áreas que necessitem de melhoria, os procedimentos precisarão ser ajustados para atender a estas mudanças. Não espere uma solução da noite para o dia. Às vezes pode ser um processo de tentativa e erro para ver o que funciona melhor e mesmo assim pode ser que os processos precisem ser ajustados para atender às necessidades em evolução.
Olhe também como o pessoal está movimentando os materiais. Eles estão separando e embalando os pedidos tão rápido quanto deveriam para que a rotulagem possa ser feita com eficiência para completar as transações? Se não estiver claro, reserve um tempo para descobrir. É importante decidir com que rapidez estas transações devem ser realizadas para que os funcionários saibam quais são suas novas metas e como eles podem atingi-las.
Certifique-se de que todos os produtos do armazém possam ser rastreados desde o embarque de entrada até a distribuição final do produto. Manter os números acurados para cada item que passa por um armazém é essencial para uma visão completa e acurada do armazém, seu inventário e qualquer oportunidade de crescimento e melhoria. Se os itens forem perdidos ou danificados, é necessário descobrir onde está o problema e ajustar os processos de forma adequada. Uma vez encontrado, descubra junto com os funcionários formas de melhorar estes processos para que os problemas não ocorram novamente.
Treinamento
Um armazém só será tão eficiente quanto os funcionários que trabalham lá. Os funcionários que compõem a força de trabalho do armazém devem ser eficientes em seus trabalhos ou o armazém irá fracassar na mesma área. Estabeleça um programa de treinamento para os funcionários para que todos trabalhem no mesmo nível com os mesmos procedimentos e metas em mente. Comece com uma sessão de treinamento de alto nível para cobrir aspectos básicos tais como, o que é esperado dos funcionários e onde estão suas responsabilidades. Em segundo lugar, ofereça um treinamento mais profundo dos processos específicos, como a contagem do inventário, os requisitos de produção, controle de qualidade e expedição, um de cada vez. Mesmo se a divisão destas sessões de treinamento em segmentos menores levar mais tempo, é um modo eficaz de garantir que nenhuma área a ser abordada seja esquecida.
O estabelecimento de metas é o próximo passo para ajudar os funcionários a serem mais eficientes. Se cada funcionário souber quais são suas metas diárias, semanais ou mensais, isso permitirá que eles monitorem mais facilmente o que precisam fazer para atingir estas metas. Não é bom estabelecer níveis inatingíveis, pois isto pode fazer com que os funcionários fiquem desestimulados. Estabeleça metas dentro do alcance para que eles tenham a sensação de missão cumprida ao atingi-las, o que também irá melhorar a produtividade. Isto ajudará a aumentar o moral da empresa e a eficiência das operações do armazém.
Conte o inventário
Mesmo sendo algo óbvio, a contagem do inventário é o que torna sua acurácia um sucesso ou fracasso. Ter procedimentos específicos em funcionamento ajuda a garantir que as contagens de inventário sejam feitas do mesmo modo sempre, o que deixa menos espaço para erros. A contagem cíclica é um método que muitos gerentes de armazéns usam para rastrear seus inventários. Na contagem cíclica, são contados lotes menores de inventário diariamente em vez de contar o inventário de um armazém inteiro tudo de uma vez. Um benefício da contagem cíclica é que, ao contrário dos métodos de contagem tradicionais onde a produção tem que ser interrompida, a contagem cíclica permite que o armazém continue a atender os pedidos o dia inteiro. Não há interrupções no fluxo de trabalho, o que ajuda a manter a eficiência fluindo.
Antes de a empresa decidir a implementação de uma contagem cíclica em seu armazém, é bom testar este método com um pequeno grupo de funcionários e produtos. Fazendo assim, você conseguirá encontrar qualquer erro ou contratempos que possam ocorrer durante o processo de contagem. Quando o teste é iniciado com lotes menores de inventário, ele dará a chance à empresa de resolver qualquer problema antes de o processo ser implementado em todo o armazém. Quando todos os erros forem resolvidos, a contagem cíclica será muito mais fácil de ser feita em todo o armazém.
Acurácia
Sejam quais forem as medidas tomadas para melhorar a acurácia do inventário no armazém, é importante cumprir o plano que foi decidido. Contagens inacuradas do inventário podem fazer com que a empresa perca dinheiro ou até mesmo fracasse nos negócios. Monitorar o que está disponível e o que é necessário no futuro é o ponto-chave para se tornar mais eficaz nas práticas e procedimentos do armazém.
Obter a participação dos funcionários também é parte importante de um armazém eficiente. O estabelecimento de metas atingíveis para eles e reconhecê-los pela conclusão de um trabalho bem feito pode aumentar a produtividade e o moral da empresa.