A Simpress, empresa que trabalha com outsourcing de impressão e em BPO de documentos, desenvolveu uma solução que abrange desde a digitalização das convencionais NF em papel até o processamento e armazenamento de NF eletrônicas.
A ferramenta automatiza os principais trâmites financeiros com filtro de prioridade pré-estabelecido. Serve, por exemplo, para programar pagamentos em tempo hábil e assim evitar juros. Outra função importante é manter os documentos organizados e acessíveis para possíveis auditorias fiscais.
A indexação ocorre já durante a captura das imagens, as quais passam pelo Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), e outras parametrizações para reconhecer as validações automáticas das NF eletrônicas. Por fim, os índices obtidos no processo e as imagens são disponibilizados para os sistemas de gestão.
Além de eliminar custos com atraso, é possível reduzir o número de erros manuais em função do OCR inteligente. Outros benefícios podem ser notados na diminuição do tempo médio de pagamentos, nos descontos na quitação dos valores, acabar com custos de malotes e, consequentemente, melhorar o nível de confiança e preferência dos fornecedores.