Ao se verificar a conta estoque no balanço patrimonial, logo se pensa: É um ativo. Trata-se de um bem.
Mas vejamos agora pela seguinte ótica: Assim que esse bem (produto/mercadoria) for vendido, transitará pelas contas de resultado do exercício (CPV/CMV), e isto só não ocorreu ainda porque não houve o fato gerador – que é a venda.
Ou seja, estoque é custo acumulado. Então vale lembrar-se de duas frases sobre custos, muito utilizadas pelos grandes administradores. Uma, atribuída a Warren Buffett, “o bom administrador de empresas não acorda um belo dia e diz: ‘ Hoje vou cortar custos!'”.
Buffett considera a redução de custos tão essencial quanto respirar, pois, dessa forma, a empresa terá sempre fôlego para continuar rumo à linha de chegada na corrida do sucesso. A segunda frase é “custos são como unhas, devemos cortar sempre”. Quanto maior o saldo do estoque de uma empresa, maior é o custo (dinheiro parado).
Um dos primeiros livros de que se tem conhecimento sobre gestão de estoques foi publicado por George Becquart, na França, em 1939. No entanto, o debate sobre a matéria tem origens mais antigas e remonta à Revolução Industrial – período de profundas modificações nos processos empresariais devido à transição de métodos de produção artesanais para a produção por máquinas. E, já que comumente não há bônus sem ônus, a revolução propiciou o aumento dos riscos de obsolescência, deterioração etc.
Da mesma maneira, pode haver um estoque acima do necessário para atendimento da demanda, gerando um gasto desnecessário com armazenagem. No Brasil, estudos sobre gerenciamento de estoques tiveram início na década de 1950, e apesar de inúmeros progressos nesse sentido, tal assunto ainda representa uma Odisseia para muitas empresas. Diversos são os exemplos que se pode elencar sobre gerenciamentos de estoques. Segundo Daniel Georges Gasnier, o propósito ou finalidade fundamental dos estoques é amortecer as consequências das incertezas, impedindo ou minimizando os impactos para os demais processos da cadeia de abastecimento.
Assim, podem-se identificar duas funções primárias do estoque: a) Pulmão: como regulador do fluxo logístico, ele tem a função de amortecer as oscilações da oferta na demanda e vice-versa, permitindo que haja desconexão entre os processos antecessores e sucessores; e b) Estratégico: quando existe algum risco de caráter extraordinário, pode assumir a função de uma resposta contingencial, reduzindo o impacto da falta de oferta.
Independentemente do tamanho da empresa, a preocupação dos responsáveis pela gestão de estoques comumente está atrelada aos seguintes protagonistas: custos de aquisição, de estocagem e de distribuição. E, como não poderia ser diferente, as organizações buscam obter os menores custos operacionais e os menores investimentos em ativos circulantes. O balizamento do giro dos estoques com base numa previsão de demanda, um monitoramento por meio de sistema especifico para tal fim, uma boa localização dos estoques com foco na logística de distribuição representam premissas mínimas a ser ponderadas.
Os argumentos supracitados ratificam a importância de se ter extremo cuidado com as informações de estoque, para que os saldos demonstrados nos sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos físicos existentes. O devido gerenciamento permite verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e controlados. Contar com a ajuda de um consultor para implantar, aferir ou aperfeiçoar o gerenciamento de estoques não é uma novidade para as empresas, mas a demanda ganha força em tempos de incertezas econômicas.
*Lincoln Peres é Gerente de Auditoria Contábil da BDO.