Para aproveitar ao máximo a digitalização do processo de compras, os líderes devem elevar suas ambições junto com suas habilidades.
A digitalização do processo de compras parece estar na agenda de cada CPO (Chief of Procurement Officer) atualmente. Contudo, esse assunto carrega em sua mochila casos de frustração em projetos longos demais, de alto custo e resultados muito aquém do esperado.
Algumas organizações descobrem que suas capacidades de TI não estão maduras o suficiente para implementar certas soluções digitais. Outros acabam de implementar novas ferramentas apenas para descobrir que os usuários simplesmente não os adotam, ou que o escalonamento em toda a empresa exige muito tempo e esforço. Mas quando solicitado a examinar por que a digitalização ficou aquém, muitos CPOs apontam para três fatores centrais:
1. Tentativa de acelerar em meio à corrida inicial para implementar as soluções digitais. A definição do escopo do projeto de digitalização pode ter sido falha;
2. A digitalização pode ter sido impulsionada mais pela tecnologia do que pelo valor real que ela poderia criar;
3. Finalmente os CPOs avaliam que esse tipo de projeto tende a focar mais na solução de seus desafios internos da área de compras ao invés de olhar para as necessidades reais da empresa e como a função “procurement” pode entregar mais valor ao negócio.
Esses três problemas compartilham a mesma causa básica: a busca por soluções disponíveis no mercado, ou seja, sem nenhum tipo de personalização, para resolver problemas pontuais.
A experiência na implementação de soluções de compras digitais mostra que para uma organização concretizar todo o potencial de um processo “e-procurement” é necessário redesenhar todo o processo chamado “procure-to-pay” (P2P) para que os usuários envolvidos com o fluxo de aquisição possam operar em um ambiente extremamente ágil e digital.
A contrapartida do fluxo redesenhado para um processo digital é a necessidade de uma profunda mudança na forma como os usuários interagem com as atividades de solicitação, revisão e aprovação das solicitações de compras. Isso ocorre porque certas ineficiências passam a ficar evidentes como: requisições de compras ficam “travadas” nas caixas de entrada dos aprovadores, os requisitantes se deparam com a responsabilidade de submeter descritivos mais detalhados sob pena duas solicitações recusadas, novas habilidades de comunicação e de visão de negócio começam a ser demandadas dos compradores.
Mas quando um projeto de digitalização de compras é bem definido e desenhado por uma equipe experiente e qualificada os benefícios são inquestionáveis e não deixam nenhuma saudade do passado. Alguns pontos que podemos destacar como mais significativos nesse tipo de solução digital é:
– O aumento, em até três vezes, da produtividade da equipe de compras;
– O incremente da confiabilidade dos processos;
– A geração de instrumentos de controle e governança;
– A mudança no perfil do comprador que passa a ter condições de atuar de maneira inteligente, estratégica e até consultiva em relação aos seus clientes internos.
Cases mostram que o redirecionamento do foco dos compradores gerou resultados financeiros provenientes de projetos de redução de custos no mínimo 100% maiores quando comparados à antiga estrutura do departamento.
Qual é o futuro do processo de compras?
A digitalização de processos recorrentes já é uma realidade dentro de um número significativo de empresas. Através dela, as organizações passam a ser mais ágeis, mais competitivas e menos expostas a riscos.
O mundo de TI passa a falar em Inteligência Artificial e Analytics suportando processos e provendo informações que serão utilizadas no dia a dia dos compradores. Com isso, esses profissionais terão mais condições de desenvolver análises confiáveis e rápidas auxiliando seus pares e atuando de forma preventiva dentro da organização. Isso se traduz através do termo “aumento de competitividade”.
Podemos afirmar, sem receio de incorrer em retórica, que esse é um caminho sem volta e as empresas que demorarem para migrar para essa realidade sofrerão amargas perdas, se é que já não estão sofrendo com isso.
Onde as compras de amanhã podem ter o maior impacto?
Ainda há um mar de oportunidades a serem descobertas através do uso de tecnologias digitais. Mas mesmo sem termos chegado ao fundo dessas águas profundas e agradáveis já podemos vislumbrar resultados ainda mais impactantes na forma como a área de compras agrega valor ao negócio.
Muito em breve CPOs estarão participando na definição dos caminhos estratégicos da empresa, dando orientações sobre os melhores destinos para a abertura de filiais, influenciando os engenheiros na escolha dos materiais a serem utilizados em novos produtos, provendo informações para auxiliar o CFO da organização no estabelecimento dos melhores modelos de financiamento de máquinas e equipamentos, entre outros.
O departamento de compras muito em breve passará do papel de coadjuvante e de suporte ao negócio para peça fundamental na definição de planos estratégicos de longo prazo. E tudo isso graças ao uso inovador das soluções digitais já disponíveis no mercado.
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Maiores informações: www.imam.com.br
Autores:
– Andrei Maturano
Engenheiro de Produção pela FEI e pós-graduado em Gestão de Negócios pela FGV. Certificado Green Belt & Sponsor pelo Six Sigma. Comandou áreas de compras estratégicas na américa do sul, durante 10 anos em empresa multinacional.
– Eduardo Hope
Engenheiro mecânico pela EEM, pós-graduado em gestão de empresas Vanzolini e MBA na FGV. Consultor na área de Suppy Chain com experiência em vários projetos de Procuremet em empresas de setores automobilístico, açúcar e álcool, siderurgia, entre outros.