Se corretamente estruturadas, ideias trazem benefícios ao método

A geração das ideias para as melhorias não é de modo algum a última etapa da disciplina dos melhores métodos. As ideias são geradas a partir da primeira exposição aos princípios dos bons métodos. Uma vez conhecida uma forma melhor, ficamos mais conscientes das coisas que não combinam e começamos a imaginar formas melhores.

Este é o processo criativo. Você aprende novas formas de fazer as coisas, estuda os seus métodos e começa a pensar em formas criativas de melhorar o que faz. Às vezes as ideias aparecem prontamente, por exemplo quando você está muito próximo do trabalho, ou quando os problemas são óbvios. Em outras situações, pode ser mais difícil. Nestas situações um método estruturado ajuda a estimular as ideias para as melhorias.

Um método estruturado também é apropriado quando você está trabalhando com uma equipe. É útil obter uma estrutura que ajude todos a se concentrar nos mesmos problemas, e agirem sistematicamente por meio dos componentes de um método. Isto dá a cada um a chance de propor ideias e dar sugestões a partir de suas próprias perspectivas. Além disso, torna-se menos provável que alguma coisa seja ignorada.

Às vezes a estrutura envolve sistematicamente perguntas, como em uma análise operacional, e outras vezes a estrutura estimula um método mais criativo, como a discussão de ideias ou o mapeamento dos pensamentos. Quaisquer que sejam as formas, um método estruturado ajuda a levá-lo ao encontro de novas e melhores formas de fazer as coisas.

Os benefícios

São vários os benefícios de se utilizar um método estruturado para a geração de ideias:

– Proporciona uma estrutura para a análise em grupo ou para a geração de ideias: todos sabem como a estrutura funciona e podem contribuir e colaborar satisfatoriamente.

– Coordena os esforços de uma equipe: no método estruturado, existem ferramentas que ajudam uma equipe a buscar seus objetivos de geração de ideias e no acompanhamento do progresso em busca da implementação.

– Permite a análise de perspectivas variadas: por meio do processo de análise em grupo e de discussão de ideias, são coletadas todas as informações essenciais.

– Pode estimular melhores ideias: um método estruturado força você a questionar cada aspecto do trabalho e a pensar em formas melhores.

– Evita que você deixe alguma coisa de lado: ele cria uma interação disciplinada que não deixa nada escapar.

– Mantém um registro de ideias: um registro capta as ideias e acompanha o progresso em busca dos resultados.

– Tira proveito do processo criativo: as grandes ideias parecem vir de nenhum lugar. Porém na realidade elas vêm do subconsciente que combina os pensamentos e as ideias e cria algo novo.

– Deixa que as ideias surjam: uma vez utilizado um método estruturado ou um método criativo, ele se torna parte da sua forma de pensamento.

As estratégias

As estratégias para geração de ideias podem ser sistemáticas ou criativas.

Sistemáticas

Análise operacional: a análise operacional utiliza uma série de questões para o estudo de cada aspecto de um método. As questões investigam o método para encontrar formas de melhorá-lo aplicando os princípios dos bons métodos. Se você abordar a análise operacional com a mente aberta e com objetividade, ela irá inspirar muitas discussões que irão gerar as ideias para as melhorias.

Lista de verificações para a melhoria do método: da mesma forma que a análise operacional, a lista de verificações para as melhorias relaciona os princípios dos bons métodos. Entretanto, a finalidade almejada é um pouco diferente. A lista de verificações pode ser utilizada para avaliar um método “antes” em relação a quantos princípios ele está violando. Em seguida, as melhorias podem ser enfocadas e implementadas. Uma avaliação “depois” ajuda a quantificar a melhoria.

Tabela

Registro de ideias

Entrevistas estruturadas ou em grupo: quando várias pessoas estão envolvidas em um método, às vezes é melhor entrevistar os indivíduos e solicitar suas ideias sobre os problemas e oportunidades de melhorias.

Comparação de resultados: a comparação de resultados envolve encontrar alguém que faça isso bem e aprender com seus métodos. Você pode comparar resultados dentro e fora de sua organização. Dentro da organização, você pode simplesmente observar ou perguntar às pessoas envolvidas como elas executam o método. Para comparação externa, as organizações profissionais ajudam a fazer contatos entre empresas não concorrentes para que elas possam aprender entre si. Os livros e artigos de jornais também podem lhe dar algumas pistas.

Registro das melhorias das operações: registrar ideias ajuda a acompanhar o seu empenho em busca das melhorias. Porém, esse não é o único motivo para manter um registro de ideias. O registro serve também como um local para quantificar os benefícios e os custos das ideias, permitindo fazer comparações e definir prioridades.

O registro serve como ferramenta para acompanhar o status da investigação e da implementação das ideias. Quando são assumidas responsabilidades específicas, a prestação de contas ajuda a motivar a ação. Finalmente, o registro serve para estimular o processo de melhoria incentivando o fluxo de ideias.

Criativas

O processo criativo pode ser descrito nas seis etapas a seguir:

1. 1.Imersão: aprenda o que puder sobre os bons métodos e sua operação atual.

1. 2.Saturação: estude até conhecer bem.

1. 3.Encubação: quando deixamos as ideias e pensamentos fluírem juntos (isto ocorre muitas vezes quando estamos no carro dirigindo ou no chuveiro tomando banho).

1. 4.Iluminação: a lâmpada acende! (Escreva cada pensamento ou ideia. Mesmo se elas não resolvam um problema agora, elas são valiosas e podem expandir-se mais tarde.).

1. 5.Verificação: verifique as ideias para ver se elas funcionariam e quanto custariam.

1. 6.Implementação: implemente aquelas que fazem sentido.

Discussão de ideias

A finalidade da discussão de ideias é gerar muitas ideias. É normalmente usada em um grupo e liderada por um facilitador.

A discussão de ideias deve começar com um problema ou questão claramente definidos. Isto tende a manter as ideias mais focadas. Em seguida, os participantes começam a emitir suas ideias. Todas as ideias são registradas sem julgamento. À medida que a discussão de ideias avança, estas começam a se estabelecer umas com as outras tornando-se mais imaginativas e complexas.

Mapeamento dos pensamentos

Esta é uma estratégia para organizar as ideias durante a discussão das mesmas. E ele é destinado a explorar por completo o que você sabe sobre um assunto. Nesta estratégia inicia-se com um tema central e a partir daí as ideias vão brotando. Em seguida, cada ideia gera mais ideias que por sua vez brotam mais ideias e assim por diante.

Envolvimento

Expanda o conjunto de ideias envolvendo todas as pessoas. Estimule todos os membros ou colaboradores a se envolverem neste processo criativo!

Estabeleça um sistema que induza às ideias de melhorias. As ideias devem ser submetidas na forma de uma proposta ou hipótese (descrevendo um cenário “se/então”) detalhando os resultados esperados.

Todas as ideias submetidas devem ser registradas, priorizadas e designadas para futura investigação e experiência.

Quando a decisão for tomada, a pessoa é informada e reconhecida.

Conclusão

O método que você utiliza provoca um impacto significativo em seu sucesso e pode influenciar na qualidade e quantidade dos resultados. Ele pode minimizar o tempo e o esforço perdidos e tornar o trabalho mais seguro e mais agradável.

Para aplicar a disciplina dos melhores métodos, você deverá:

1. 1.Conhecer os princípios dos bons métodos. Entender e aplicar os princípios para a criação de métodos melhores.

1. 2.Documentar e descobrir o seu método atual. Saber como e por que você faz as coisas da forma que faz agora. Defina os problemas e os objetivos para as melhorias.

1. 3.Gerar as ideias para as melhorias. Incentive a geração de muitas ideias. Registre, teste, avalie e priorize as ideias. Implemente aquelas que você possa custear e que ajudem a atingir os seus objetivos.

A aplicação da disciplina dos melhores métodos é um importante passo na melhoria de seu desempenho. Significa encontrar formas de reduzir o trabalho e melhorar os resultados.