A difícil tarefa de balanceamento do estoque o transforma, de um momento para outro, de herói a vilão, com um simples planejamento inadequado.
A que devemos a formação dos estoques? Ao mau planejamento? Quais as consequências? Reais ($) saindo dos cofres afetando os resultados das empresas? Em quais materiais, insumos e peças aplicar o capital de giro? Como isso impacta o resultado das empresas e dos acionistas? As previsões de demanda estão acuradas? As escolhas serão suficientes para atender a demanda real ou irão gerar obsoletos no futuro? Dilema do custo vs. nível de serviço!
Estou tratando os diferentes materiais ou família de produtos do mesmo modo? Levo em conta suas características individuais ou dou o mesmo tratamento a todos? Personalizo em função de sua importância ou criticidade (ABC, XYZ, PQR, 123, etc.)? Devo diferenciar os SKUs – Stock Keeping Unit? Quantos questionamentos! Isso até parece que confunde e não esclarece! Na realidade, o que necessitamos é criar uma política de gestão e, para isso, estruturar o conhecimento e aplicá-lo de modo a privilegiar o uso do capital de modo inteligente.
Devemos utilizar sistemas de informação para prever rapidamente, planejar e alocar materiais em cadeias de suprimentos mundiais, para equilibrar os custos de estoque e os níveis de serviço para que eles possam satisfazer nossos clientes e manter a lucratividade.
Usando novas metodologias de previsão (forecast) que não dependem exclusivamente de um algoritmo (média móvel), e sim vários modelos estatísticos que representem a sua demanda, e aplicando previsão de “consenso” para integrar planos de demanda, de vendas, fabricação ou operações (S&OP – Planejamento de Vendas e Operações) podemos balancear os estoques diminuindo a variabilidade das previsões.
A quantidade a comprar (custos envolvidos de planejar, comprar, receber, inspecionar e administrativos) irá afetar os níveis de estoque ao armazená-lo (custo de capital, seguro, aluguel, conservação e controle e perda e obsolescência). Cada passo nesse processo vai me custar algo. O custo mais óbvio é o do inventário em si. Reais ($) indo pelo ralo. Grande parte das vezes, compramos quantidades insuficientes provocando queda dos níveis de serviço, e muitas vezes resultando em excesso, que irão aumentar o risco de perda e obsolescência.
Embarcar em um programa de redução de estoque nem sempre é fácil. O que vai custar? Não está no orçamento! Quem se importa? O inventário é um ativo e os índices do balanço parecem bons. Estas são algumas das respostas que você provavelmente obterá, quando propuser um programa de redução de estoque. Na maioria das vezes, o projeto é “aprovado”, mas você não poderá gastar nada para desenvolvê-lo.
Normalmente investimos altas somas em estoques, porém não admitimos investir uma pequena parcela de nosso capital (cerca de 0,05 a 1% do inventário) em projetos de gestão, que poderiam reduzir nossos inventários em 15 ou até mais de 25% dos valores iniciais.
“Certa vez uma empresa precisava cortar seus custos de estoque, para liberar capital de giro…”. Você já viu esta estória em algum lugar ou na sua própria empresa? Como fazê-lo? Alguns passos básicos. Identifique seus processos, sejam eles comerciais, industriais ou de serviços.
Além da classificação dos materiais segundo sua importância já mencionado (ABC, XYZ, PQR e 123) devemos avaliar o tipo de demanda (repetitiva, probabilística, slow moving, etc.) para podermos então definir as estratégias de gestão mais apropriadas.
Os sistemas de gestão permitirão definirmos inúmeros pontos importantes, tais como: quanto e quando comprar, estoque de segurança, níveis de serviço, índices de rotação (giro e cobertura) dentre outros. É necessário lembrar que, além da política de formação de estoques próprios, devemos também, através do desenvolvimento de fornecedores qualificados, adotar políticas de retenção deles, implementando ações de longo prazo (parcerias, criando vínculos e colaboração). Sistema colaborativo com fornecedores, isso soa como um conto de fadas? Bem, existem maneiras de tornar seus sonhos realidade, tente isso!
Fornecedores entregando a JIT – Just in Time –, gerenciando seus estoques (VMI – Estoque Gerenciado pelo Fornecedor) e mantendo estoques no próprio site são apenas algumas estratégias que reduzem a necessidade de capital de giro. Para tanto, há necessidade de criar na sua empresa a filosofia de relacionamentos de longo prazo.
Para que se possa tirar melhor proveito e resultado, deve-se utilizar os recursos disponíveis da TI – Tecnologia da Informação: ERP – Enterprise Resource Planning (sendo o coração o bom e velho MRP – Material Requirement Planning para planejamento de materiais), Sistemas/Software especialistas de Gestão de Estoques, WMS – Warehouse Management System – (somente para citar alguns) uma verdadeira sopinha de letras.
Tudo isso regado a uma boa gestão dos Recursos Humanos irá com certeza melhorar a assertividade do Forecast, os níveis de serviço, diminuir os níveis de estoque, liberando capital e reduzindo perda e obsolescência.
Mãos à obra e sucesso!
Gilberto Viviani Pimenta
Consultor e instrutor da IMAM Consultoria