Com o passar dos anos, o avanço das tecnologias e a criação de novas metodologias de organização empresarial possibilitaram que os planejamentos estratégicos das companhias ficassem mais detalhados e complexos.
Assim, cada área ganha peso e representatividade, pois seus indicadores afetam diretamente as métricas que definem o sucesso dos negócios, o que enfatiza uma execução eficiente do planejamento.
A área de Suprimentos, que por muito tempo foi vista como operacional, ganha destaque por seu cunho estratégico e proativo, com foco na alavancagem dos lucros da empresa. Essa realidade é acompanhada por diversos desafios, como o perfil da equipe, que precisa ter o conhecimento detalhado das categorias estratégicas, e a gestão de fornecedores, para que o comprador não vire refém desses parceiros e consiga obter as melhores negociações. Também existe o ciclo de mercado, que demanda acompanhamento constante para comprar a matéria-prima prezando por qualidade e menor custo.
É preciso ter em mente que a soma da aquisição de insumos para a produção, produtos e serviços pode representar de 50% a 80% do total da receita bruta da companhia, o que junto às variáveis já citadas, culminam em um cenário delicado e que demanda uma estratégia bem aplicada para que a área de compras obtenha ganhos que sejam revertidos em lucros.
Sinais de atenção
Alguns sintomas sinalizam falhas na área de compras, como a falta de conhecimento da cadeia de suprimentos, ou a não existência de integração entre os agentes envolvidos nos processos. A má aplicação de tecnologias, e o descuido com a priorização de atividade são alguns dos fatores que indicam problemas no desdobramento do escopo definido.
Essas situações exigem envolvimento urgente do gestor para mitigar problemas, seja por meio de novos processos, metodologias, ferramentas ou até reestruturação da equipe. De qualquer forma é imprescindível que o gestor monitore de perto a performance do departamento, para avaliar de forma assertiva se a estratégia traçada está sendo seguida e dando os resultados esperados.
Aposte na gestão de métricas e indicadores
A gestão da área de Compras se dá diretamente por meio do controle de indicadores conhecidos como Key Performance Indicators (KPIs), o que permite mapear processos e saber quais gargalos precisam ser solucionados.
É importante começar entendendo qual o objetivo de cada métrica, que pode ter foco na performance dos fornecedores, atendimento das demandas internas, acompanhamentos processuais, ou então a redução de custos e aumento da produtividade. Após essa definição, existem diversos indicadores que podem ser monitorados, como a redução do custo total (TCO), comparação entre saving orçado e saving real, custo evitado (Cost Avoidance), prazo de pagamento, redução de estoques, volume de devoluções, tempo de atendimento das áreas, para mencionar alguns dos principais.
Como ter sucesso na estratégia
Primeiramente, certifique-se que exista um conhecimento profundo dos negócios e da estratégia da empresa. A partir disso, mapeie a área levando em conta os processos, as pessoas e tecnologias, a fim de ter uma visão ampla de seus pontos fortes e fracos, que direcionem um plano de ação para a constante melhoria. Com isso, será possível criar os indicadores certos e agir de acordo com o objetivo da empresa e da área. Tenha em mente que Compras só poderá agregar valor para a empresa quando houver clareza no algo que se deseja alcançar, envolvimento das demais áreas e fornecedores, além do acompanhamento próximo.
Algo que vem se mostrando efetivo na otimização dos processos organizacionais é a terceirização, ou seja, transferir as compras não estratégicas para outras empresas, que são especialistas nesse tipo de processo. Isso contribui com a eficiência, pois a equipe mantém seu foco em atividades essenciais para a empresa, o que permite melhorar resultados a médio e longo prazo.
Por Carolina Cabral é sócia-diretora da Nimbi, especialista em tecnologia para a cadeia de suprimentos.