Já que este é e será ainda por muito tempo o modal mais utilizado, que o façamos da maneira mais adequada possível
Sabemos de longa data que o TRC (transporte rodoviário de cargas) é o modal mais utilizado no País, principalmente devido a boa disponibilidade (apesar de parte da frota estar obsoleta) e mobilidade (porta-a-porta), embora tenha o custo elevado se comparado a outros modais e as más condições de parte das estradas.
Bem, já que temos que aceitar por muito tempo a liderança deste modal, pelo menos que o façamos da maneira mais correta possível. Neste contexto relacionamos os principais tópicos que devem ser avaliados:
1 Composição de custos – É importante que o embarcador tenha uma boa noção da formação dos preços e se prepare para discutir tecnicamente com o transportador:
– É solicitada ao transportador ou pesquisada alguma outra fonte para se ter idéia do percentual que representa cada item da composição de custos de transportes?
– Ao contratar é definido o valor mínimo e máximo que deveria ser pago?
– É avaliado o impacto da idade e condições do veículo no custo total?
2 Qualidade dos serviços – no ímpeto de reduzir custos podemos estar deixando de lado a qualidade ou segurança:
– Os indicadores de qualidade de serviços e reclamações dos clientes quanto a entrega são avaliados periodicamente?
– Desde o início das negociações está caracterizada a meta para a relação entre custo e benefícios (nível de serviço) desejada?
3 Produtividade – alguns fatores geram impacto nos custos e devem ser avaliados:
– A ocupação do veículo (peso, volume, e valor do material transportado), pois gera economia para o embarcador;
– O aproveitamento do veículo (relação entre o tempo em trânsito e o disponível), pois o tempo de espera (filas) impacta diretamente sobre o custo fixo e o transportador “considera” no preço.
4 Gerenciamento de riscos – entenda bem este item, pois normalmente não é destacado na planilha de custos:
– Escolta, consulta a cadastro de motoristas e ajudantes estão considerados?
– O rastreamento está incluso e qual a periodicidade do envio das informações?
– O seguro da carga tem limites razoáveis e em que condições é necessária a escolta ou o rastreamento?
5 Tecnologia da informação – existem softwares para apoiar a gestão de transportes, conhecidos no mercado como TMS (“transportation management system”, sistema de gerenciamento de transportes), composto pelos seguintes módulos:
– Rastreador: é normalmente usado para segurança, porém também serve para o controle logístico;
– Roteirizador: otimiza as distâncias a percorrer e a ocupação dos veículos (peso, volume e valor);
– Controle que para o embarcador serve para verificar as cobranças emitidas pelo transportador.
6 Infra-estrutura – o estado de conservação das estradas é um fator que gera impacto nos custos e na qualidade de serviços nos transportes:
– É considerado quando avaliamos custos de manutenção, consumo de combustível e de pneus?
– É considerado quando avaliamos a qualidade de serviço (avarias e prazo de entrega)?
7 Seleção da transportadora – se você não quer simplesmente fazer um leilão (só preços) considere:
– Compartilhar com a transportadora os seus planos (volumes, origens, destinos, etc) e principalmente o que se espera dela;
– Na proposta técnica solicitar a capacitação (instalações, equipamentos, TI, RH, etc), principais clientes e situação financeira;
– Para a proposta comercial definir o modelo (carga fracionada ou fechada, paletizada ou estivada, etc), a forma de pagamento (peso, volume, distância por faixas ou estados, percentual sobre o valor, etc) e os componentes do frete (tabela, ad-valorem, escolta, CTRC, etc);
– Sumarizar e classificar.
8 Contratação – após a fase de seleção defina três finalistas :
– Equalize cada proposta técnica e comercial e solicite uma revisão final;
– Contate os clientes indicados e as demais referências;
– Defina os indicadores que irão servir como base para a avaliação;
– Apenas nesta fase inicie as negociações;
– Ao assinar o contrato não se iluda, os problemas apenas começaram.
9 Indicadores de desempenho – é através deles que iremos avaliar o desempenho, corrigir desvios e melhorar continuamente:
– Cada um dos indicadores é claramente definido (fontes, fórmulas, periodicidade, responsável, circulação, etc)?
– O transportador sabe como e quando será avaliado e o que se espera dele?
10 Redução de custos – bem, vamos tentar evitar cometer grandes equívocos. Como?
– Entenda a planilha de custos e nunca se esqueça da qualidade dos serviços;
– A conclusão da negociação deve ficar para a última fase.
Conclusão:
Caros leitores, eu ficaria muito feliz se lembrassem de avaliar, mesmo que superficialmente, estas dicas, pois seria muito bom para o embarcador e certamente o transportador iria agradecer.
* Antonio Carlos da Silva Rezende é gerente da IMAM Consultoria. É autor de diversos livros e instrutor de cursos relacionados à área de logística.