A filosofia Lean, termo cunhado por James Wommack na década de 90, também conhecido como mentalidade enxuta; Tem como base a busca contínua na redução dos desperdícios nos processos.
Para compreender o conceito Lean é necessário entender o que é um desperdício. Segundo Taiichi Ohno, importante pensador da filosofia enxuta e considerado um dos pais do Sistema Toyota de Produção (TPS), um desperdício é tudo aquilo que não agrega valor ao cliente, ou seja, tudo aquilo é realizado e que o cliente não está disposto a pagar.
A filosofia Lean, a grosso modo, tem como base a caça constante das perdas (desperdícios) nos processos produtivos e administrativos das empresas, garantindo assim um processo enxuto e o desenvolvimento de pessoas treinadas a enxergar desperdícios, visto que os desperdícios não identificados não poderão ser tratados.
O primeiro desafio é aprender a enxergar. Tudo o que não cria valor para o cliente é um desperdício. Essa simples definição nos leva a traçar uma linha divisória entre as etapas que criam valor daquelas que não criam. Sendo assim podemos exercitar nossas percepções na busca constante de alternativas para as causas dos problemas que estão nos levando aos desperdícios.
Seguindo o conceito de desperdício, definido pelos sete desperdícios de Taiichi Ohno, criamos uma tabela objetivando a tradução do conceito com a situação real da Elekeiroz como embarcador de produtos químicos perigosos.
Na tabela 1 temos os principais exemplos dessa análise de causas.
Para que seja possível eliminar os desperdícios, é necessário enxergá-los, reconhecê-los e identificar QUEM são seus responsáveis, bem como mensurá-los de forma a quantificar a sua importância e magnitude. Segundo a ideia do Guru Kaoru Ishikawa de que só gerenciamos aquilo que medimos, portanto os desperdícios que não podemos mensurar, não poderão ser eliminados.
A tecnologia e os sistemas de informação podem nos ajudar a identificar e mensurar os desperdícios, portanto desenvolvemos sistemas preparados para identificar problemas, quantificar os tempos e qualificar suas causas, identificando responsáveis e auxiliando no processo de caça aos desperdícios.
Utilizaremos como definição que problema é a diferença entre o estado atual e o padrão, portanto para identificar possíveis problemas nos processos de preparação, operação e expedição criamos padrões de tempo e pontos de interface para cada etapa do processo, conforme figura 1.
Figura 1 – Processo de Carregamento e Padrões de Tempo
No momento em que os motoristas se apresentam na portaria da Elekeiroz é realizado o Check-in, ou seja, conferência do pedido de vendas e criação do dossiê de carregamento com a impressão da ordem de carregamento, formulários dos Check lists e onde serão anexados todos os documentos gerados durante o processo, como por exemplo, os tickets das pesagens da balança de entrada e saída.
No Check-in é realizado também o cadastro do processo de carregamento no sistema de informática onde cada motorista recebe um TAG, que possui um número de referência que acompanhará todo processo de carregamento até a sua finalização, conforme figura 2.
Figura 2 – TAG com processo e Dossiê de Carregamento (Documentos necessários)
A cada atividade das etapas do processo (Preparação, Operação e Expedição) o motorista, ou os operadores do terminal logístico da Elekeiroz fazem uma leitura do TAG, por tecnologia de leitura por aproximação, com objetivo de contabilizar automaticamente no sistema informatizado os tempos das etapas ( TP, TO, TE e TC), conforme Figura 3 que ilustra o acesso autônomo do motorista para abertura automática da cancela para registro dos tempos e pesagem do veículo, controlado por um semáforo de trânsito.
Figura 3 – Controle de acesso a pesagem automatizada
As atividades de cada etapa são comparadas com os padrões de tempos pré-definidos para identificar problemas (diferença entre o real e o padrão). Na Figura 4 temos os tempos padrões para cada atividade do processo.
Quando os tempos padrões de cada atividade são excedidos, independente se o tempo total foi excedido ou não, uma “janela” (Pop-up) se abre automaticamente no sistema para que seja identificado e informado “a quente” o motivo (causa) do desperdício, conforme tabela 1.
Figura 4 – Padrões de tempos para as atividades e etapas do processo.
Pensar sobre eliminar desperdícios significa ser capaz de deixar de fazer o que não é relevante, liberando tempo da capacidade dos recursos (físicos e humanos) para aprimorar aquilo que realmente interessa.
As informações são exibidas em tempo real na sala de controle das operações logísticas, através de televisões, conforme figura 5, criando uma comunicação visual (Verde, amarelo e vermelho), facilitando a interpretação das informações com objetivo de agilizar a resolução dos problemas.
Figura 5 – Painel visual em tempo real dos desvios
Os dados armazenados no sistema são transformados em informações, através de gráficos de tendência e Paretos para priorização e são utilizados como informação de entrada das reuniões do Comitê Operacional de Logística (COL) que irá analisar as informações, tratar, propor soluções e implementar os planos de ação.
O Comitê Operacional de Logística (COL) é a etapa mais importante no processo de eliminação de desperdícios, pois é responsável por transformar as informações em conhecimento, ou seja, aquilo que permite aprender e agir.
O COL é uma reunião de três horas que ocorre bimensalmente com a participação dos responsáveis comerciais, crédito, logística, qualidade, planejamento (PCP) e produção.
A dinâmica incansável de caçar os desperdícios (Identificar, Mensurar, Priorizar, Analisar e Resolver) permitiu a Elekeiroz reduzir o seu TC (Tempo de Ciclo) de carregamento médio de 5,5 para 3,0 horas (45%); o tempo de descarga de produtos aquecidos de 19,0 para 9,0 horas (52%) e os tempos de descarga dos produtos não aquecidos de 7,2 para 3,2 horas (55%) em três anos de caça aos desperdícios.
Além dos resultados tangíveis atingidos, desenvolvemos nas pessoas uma cultura de identificação e eliminação de desperdícios que permite as pessoas constantemente refletirem sobre o que agrega ou não agrega valor para a companhia e seus clientes, elevando o nível de qualidade e consciência da mão de obra.
Concluindo com um pensamento do Professor Vicente Falconi que indaga: Por que a sua empresa não tem custos 20% menores ou por que a sua empresa não possui tempos logísticos 50% menores? A resposta segundo ele é muito simples. Sua empresa não atingiu esses resultados porque não sabe como atingir (conhecimento), pois o dia em que ela aprender como fazer, certamente atingirá, portanto o processo de caça aos desperdícios é um grande programa de criação de valor para empresa.
Por Manoel Escobedo Fernandez, Responsável de Logística e Excelência Operacional